Implementering av ISY Prosjekt Økonomi har gitt bedre kostnadskontroll og prosjektstyring i Bærum kommune. Kommunen vurderer nå å utvide bruken til både flere arbeidsoppgaver og i flere avdelinger.

ISY Prosjekt Økonomi er en webbasert løsning som gir økonomisk kontroll og styring av både enkeltprosjekter og en prosjektportefølje. Bærum kommune implementerte prosjektstyringsverktøyet i 2015.

Utgangspunktet for å anskaffe et nytt prosjektstyringsverktøy var å finne en løsning som ga bedre styring av økonomien, samt å finne en mer enhetlig måte å gjøre dette på. Dette ble såpass vellykket, at de høsten 2016 også implementerte porteføljemodulen.

- Vi var såpass fornøyde med erfaringene fra å bruke ISY Prosjekt Økonomi på enkeltprosjekter at vi utvidet bruken til å også å gjelde alle prosjektene vi har innenfor Eiendom. Dette har gitt oss en mye bedre styring av alle prosjektene, forteller Jørn Forbord som er avdelingsleder Byggherre, Bolig og Sykehjem i Bærum kommune.

Han er svært fornøyd, og gir programmet gode skussmål.

ISY Prosjekt Økonomi er egnet til ulike arbeidsmetoder og kan benyttes overordnet eller til svært detaljert oppfølging av både store og mindre prosjekter. Løsningen kan konfigureres til å passe de fleste kunders forretningsmodell. Målet er å få større kontroll på både kostnader og fremdrift underveis og dermed bedre forutsigbarhet på sluttkostnaden for et prosjekt eller en portefølje av prosjekter.

- Vi har en solid kundeportefølje for ISY Prosjekt Økonomi. Tidligere har bl.a. andre store kommuner som Oslo, Trondheim, Bergen, Kristiansand og Lillehammer tatt i bruk løsningen. Dette gir kundene sikkerhet og har selvfølgelig også gitt Bærum kommune tilgang til en levende applikasjon, og en aktiv brukergruppe som har sammenlignbare arbeidsoppgaver, forteller Geir Scott Janssen som er avdelingsleder Prosjektstyring i Norconsult Informasjonssystemer AS (NoIS).

Støtte for ulike økonomiske modeller

Fordi løsningen er såpass fleksibel støtter den ulike økonomiske modeller. Det er enkelt å bygge opp budsjett og en oppfølgingsstruktur som er tilpasset ulike virksomheter.

- I Bærum kommune har vi integrert ISY Prosjekt Økonomi med ISY Time. Dette har gjort faktureringsjobben halvautomatisert. Løsningen gir oss enda flere muligheter, men det krever at vi organiserer oss litt annerledes internt. Vi ser allerede på mulighetene til å utvide bruken for å knytte ISY Prosjekt Økonomi enda mer sømløst opp mot kommunes egne systemer, sier Forbord.

Han forteller også at det planlegges å implementere løsningen i alle avdelingene i kommunen som arbeider med investeringsprosjekter

God oppfølging fra NoIS

ISY Prosjekt Økonomi har et intuitivt brukergrensesnitt som gjør det enkelt å bruke. Men for å sikre en god implementering, har Bærum kommune utnyttet kursmulighetene i NoIS og fulgt brukerne tett med opplæring.

- Det har vært viktig å få brukerne til å forstå arbeidsmetoden som systemet legger opp til. Vi har imidlertid vært svært fornøyde med oppfølgingen og har oppnådd det vi ønsket, forteller Forbord.

Umiddelbare effekter

Bærum kommune har oppnådd mye etter å ha tatt i bruk løsningen.

- Nå har prosjektlederne bedre mulighet til å følge opp ulike delprosjekter og tidligere enn før se mulige avvik og dermed sette inn tiltak for å unngå kostnadsoverskridelser eller forsinkelser i fremdriften, forteller Forbord.

Kommunen ser nå på muligheten til å utvide bruken til å gjelde flere prosjektstyringsoppgaver.

- Denne høsten ser vi blant annet på muligheten for overføring av godkjent budsjett direkte fra økonomissystemet til ISY Prosjekt Økonomi, samt overføring av prognose tilbake til økonomisystemet, forteller han.

Det som også er viktig, er at løsningen hjelper Bærum kommune i arbeidet med å kontinuerlig forbedre måten å arbeide på.

- Tidligere har de ulike enhetene operert med flere forskjellige prosjekt- og rapporteringsmodeller. Vi ser at ISY Prosjekt Økonomi kan hjelpe oss til å finne frem til en felles mal som alle følger. Dette er en oppgave vi arbeider kontinuerlig med og som ISY Prosjekt Økonomi i høy grad bidrar til, avslutter Forbord.