Felles, forankrede mål, informasjonsinnhenting og kartlegging av interessenter er veien til suksess for en som skal utvikle eiendomsstrategien i store utviklingsprosjekter. Det er kjernen i hva Multiconsults prosjektleder Hilde Warp sier, etter å ha ledet arbeidet med å utarbeide eiendomsstrategi for tidligere Bodø hovedflystasjon.

– Det handler vel egentlig å om å få alles syn på bordet og ha respekt for prosessen. Informasjonsgrunnlaget må ligge på bordet før man går i gang med prosjektet, svarer Hilde Warp når Fremtidens Byggenæring spør om hvilke utfordringer hun ser i at hun gjerne representerer en utbygger som skal ha et prosjekt gjennomført, mens hun og hennes kolleger samtidig må ta hensyn til andre som har interesser eller synspunkt på prosjektet. Hvordan får man dette til uten å forstrekke seg totalt? Må prosjektledere som ha avansert kurs i fredsmekling og embetseksamen i psykologi?

Svaret på hvor man begynner er kanskje ikke overraskende. Utarbeide felles, forankrede mål, informasjonsinnhenting og interessentkartlegging. Data må på bordet før man begynner på selve jobben. Kort sagt, må man i forkant vite hva som kan dukke opp i prosjektet, og ikke minst hvilke hensyn som bør tas både på kort og lang sikt. Prosjektets utfordringer må på bordet. Det er her alt begynner.

Tydelige ansvarsforhold

Hun medgir at den tidligste planleggingen ofte er et felt man tar for lett på. Det er lett at man hopper rett på de fysiske løsningene fremfor å bruke tid på å hva utviklingen betyr for dem som skal bruke byggene eller området i etterkant. Man kan raskt få det resultatet at man får måling opp mot leveransen, i stedet for om hensikten med hele prosjektet har blitt nådd.

Det jeg likte veldig godt, var at man tok seg tid til å se at prosjektet måtte modnes

– Nå begynner jo dette å forandre seg med bedre prosjektstyringsverktøy og rutiner som tar høyde for disse tingene. Vi har selv våre egne metoder og verktøy for å hente inn mest mulig informasjon så tidlig som mulig, og for å ha et bevisst forhold til hvordan vi skal involvere ulike interessenter, forteller Warp. Det er i denne prosessen de finner ut hvilke interessenter de bør trekkes inn i selve prosjektet, og hvilke det er tilstrekkelig å bare holde informert.

Målstyring

Målstyring er et annet ord som er sentralt i Hilde Warps prosjektbeskrivelse. Man må definere målene tydelig før man begynner å jobbe. Potensielle konfliktområder må identifiseres og man må kunne se veien fremover, slik den virkelig ser ut. Tilnærmingen er at det er bedre å være enig om å være uenig, enn å feie potensielle konflikter under teppe, eller tro at man er enig, mens man egentlig har helt ulike oppfatninger av hva man ser som en viktig suksessfaktor. Det sentrale er at problemområder man har definert i fellesskap, kan det gjøres noe med, og helst så tidlig og dermed så greit som mulig. Det at alle som har fått bli med å definere mål også opplever å få et eierskap til de samme målene, bidrar til en helt annen motivasjon enn når noe blir «tredd ned over hodet» på dem. Har man ikke en plan for hvordan man skal håndtere potensielle konfliktområder blir disse klart mer alvorlige etter at prosjektet har begynt, har Hilde Warp og hennes kolleger erfart.

Bred involvering

Det var byutviklingsprosjektet «Ny by – ny flyplass i Bodø» som gjorde at Fremtidens Byggenæring tok kontakt med Hilde Warp. Vi ville høre om erfaringer og hemmeligheten bak suksessen. Den store bredden av interessenter man må ta hensyn til burde ikke overraske, men er det slik over alt?

– Jeg må først og fremst gi honnør til Forsvarsbygg og Forsvarsdepartementet som oppdragsgiver som la opp til en prosess med bred involvering av andre interessenter, sier Hilde Warp. Det ble opprettet en prosjektgruppe der Avinor og Bodø kommune ble invitert inn. Vi opparbeidet en gjensidig tillitt i prosjektgruppen med tydelige, felles mål for eiendomsstrategien. Første mål var å få vedtatt flytting av sivil flyplass for å sikre best mulig langsiktig byutvikling i Bodø. For å få til dette, så vi at det å få på plass finansiering, der alle de tre hovedaktørene bidro, var det viktigste suksesskriteriet. Selve flyttingen av flyplassen og utviklingen av de første områdene skal ikke gjøres før i perioden 2020-2030. Dette gir oss tid til å forberede transaksjonene mellom de ulike statlige og lokale aktørene for å sikre mest mulig verdiskaping for samfunnet som helhet.

Som del av utviklingen av strategien ble også andre berørte interessenter, som ulike avdelinger i Bodø kommune, Statens vegvesen, Forsvaret, med flere, invitert til to workshoper, både for å gi informasjon om prosjektet, men ikke minst for å få innspill til hvordan aktørene kan oppnå en best mulig løsning frem i tid. Det var 33 som ble invitert – 35 møtte opp. At alle inviterte, og i tillegg to til møter opp til en workshop, har vi aldri tidligere opplevd, forteller Warp. Det sier noe om engasjementet rundt dette. Ikke bare fikk vi inn masse nyttig informasjon i workshopen, men det ble også knyttet kontakter mellom ulike interessenter. Denne kontakten er opprettholdt, og har gitt ringvirkninger for hvordan disse aktørene nå tilpasser sine planer til det som skal skje frem i tid. Hadde denne tilpasningen blitt gjort senere hadde man kanskje fått vei- og infrastrukturløsninger som ikke var godt tilpasset de nye planene med flytting av flyplassen.

Workshop som verktøy

Hilde Warp kan fortelle at Multiconsult nylig også har levert et større eiendomsstrategiprosjekt til Møre og Romsdal fylkeskommune. Hun viser til at de brukte de samme teknikk som i Bodø.

– Vi innledet med en workshop der nær 100 stykker var invitert. Vi inviterte alt fra renholdere og vaktmestere til rektorer og ansatte på fylkeshuset – alle som ville bli berørt. Workshopen ble et sted hvor vi presenterte og definerte mål overfor dem som kanskje er de viktigste for målene man setter seg når en eiendomsstrategi skal bestemmes, nemlig driftspersonalet, sier Warp.

– Det jeg likte veldig godt, var at man tok seg tid til å se at prosjektet måtte modnes. Vi brukte rundt et år på å utvikle strategien, komme med forslag om organisering, og lage et understøttende planverk. Vi laget en strategi, med utviklingsplan for porteføljen som en helhet, videre nedbrutt i vedlikeholdsplaner og driftsplaner. Strategien og tilhørende planer er laget slik at de ulike ansattgruppene skal kunne bidra for å få dem virkeliggjort, fra øverst og til nederst, fortsetter Warp.

– Selv om vi vurderer det fra gang til gang prøver vi ofte å sette ulike fagfelt sammen i gruppearbeid, slik at man har innblikk i hverandres synspunkter. Vi får faktisk en ekstra gevinst av denne måten å jobbe på, ved at vi ofte bidrar til å bedre den interne informasjonsflyten i bedriften eller organisasjonen som har blitt invitert til workshopen. Alle får et bedre innsyn i de andres måte å tenke på, forteller Warp, og viser et tydelig engasjement for å jobbe med mennesker.

Viktig forskjell

– Det er en viktig forskjell på prosessledelse og prosjektledelse. Prosjektledelse inkluderer prosessledelse. Tradisjonelt har det blitt lagt mye vekt på den administrative biten i prosjektledelse, men i disse tidlige fasene tror vi at prosesstyring er det viktigste. Det gir grunnlag for en klart mer optimal fremdrift for prosjektet, poengterer Hilde Warp, før hun med et lite hjertesukk minner om at dataene man får ut fra denne viktige forhåndsjobben også må utnyttes fullt og helt. Lite er vunnet om man bare legger dem i en skuff.

Når Multiconsults team jobber som de har gjort i Bodø og Møre og Romsdal, skaper de en samhandlende «organisme» av enkeltindivider. Enkeltindivider som er så forskjellige som bare enkeltindivider fra alle samfunnslag kan være. Alle skal trekke samme vei når prosjektet skal startes og dette er på ingen måte noen selvfølge før den nødvendige forhåndsjobben har blitt gjort. Derfor legges det stor vekt på prosessen før arbeidet starter, og resultatet i både Bodø og Møre og Romsdal taler vel for seg selv?