Mener gode kontorløsninger handler om god ledelse
(Foto: iStock)

Mener gode kontorløsninger handler om god ledelse

Diskusjonene går høyt rundt åpne kontorlandskap og hvordan de påvirker dem som jobber der. Det viktige er ikke de fysiske løsningene, men hvorfor man velger dem, mener arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland.

  • Arkitektur
Motta nyhetsbrev fra Fremtidens Byggenæring

Samtidig som stadig nye selskaper konverterer fra tradisjonelle cellekontorer til åpne kontorlandskap og aktivitetsstyrte arbeidsplasser, peker kritikerne på problemer med støy, konsentrasjonsproblemer og sykefravær.

Ifølge Oddvar Skjæveland, rådgiver i Mellomrom Arkitekturpsykologi og seniorforsker ved Høgskulen på Vestlandet, foreligger det fortsatt forholdsvis lite forskning på åpne kontorlandskap, spesielt i Norge. Han mener den kritiske forskningen hovedsakelig fokuserer på individnivå, og ikke favner hele bildet inkludert bedrifts-, bygnings- og samfunnsmessige hensyn.

– Alle er egentlig enige om at for individer som jobber med konsentrasjonskrevende kognitivt arbeid kan det være utfordrende å være i åpne løsninger. Det kan være at cellekontorer er best hvis dette er den dominerende arbeidsformen. Men det kan også løses på andre måter, mener han.

Fire hovedgrupper

Skjæveland deler kontorløsningene i fire hovedgrupper: Tradisjonelle cellekontorer, delt løsning med kombinasjon av cellekontorer og åpent landskap, åpen løsning og aktivitetsbasert løsning.

– Av disse fire modellene er det ganske godt dokumentert at det er de to ytterpunktene som kommer best ut når det gjelder tilfredshet. Det vil være variasjoner, men våre egne evalueringer og forskning fra Sverige viser at ytterpunktene vil være de mest foretrukne, sier han.

I lokaler med både cellekontorer og åpen løsning, kan det lett bli dårlig stemning dersom cellekontor blir ansett som en slags belønning.

– I vanlige åpne løsninger er det ofte faste plasser. Insisterer man på at alle skal ha fast plass, kan dette gå på bekostning av andre kvaliteter. Og det vil alltid være en viss andel som har en dårligere plassering.

Det fjerde alternativet er å bytte ut de faste plassene med en aktivitetsbasert løsning med en variasjon av stillerom, stillesone, bibliotek og så videre – uten nødvendigvis å bruke noe mer areal.

I ethvert bygg vil verdien av lønningene være 20 ganger høyere enn verdien av husleien. Så verdien av husleien er helt marginal. 

- Oddvar Skjæveland

– Da vil ingen bli låst til en potensielt ubehagelig plass, for man kan flytte seg dit hvor det er mest behagelig til enhver tid. Så den fjerde varianten er antakelig den beste vi har, sier han.

Er intensjonen primært å spare plass og dermed penger, kan dette imidlertid være den verste løsningen. Det vil også virke mot sin hensikt.

– I ethvert bygg vil verdien av lønningene være 20 ganger høyere enn verdien av husleien. Så verdien av husleien er helt marginal.

Selv den minste forstyrrelsen i produktivitet vil dermed ha stor økonomiske betydning sammenliknet med det man eventuelt har spart inn på husleie.

– Det gjør at sparetanken er veldig feil. Snur man på skillingen, risikerer man å spare seg til fant, sier han.

Skjæveland mener det blir feil å spørre om hvilke løsninger som faktisk fungerer best, fordi det er så mange variabler; ulike arbeidstakere med ulike oppgaver og ulike behov. Det viser seg at majoriteten foretrekker den løsningen som de allerede har. Skal man komme frem til en ny løsning som fungerer for bedriften, mener han at nøkkelen ligger hos ledelsen som tydelig må definere hva slags tanker som ligger bak endringene, hvilke mål de setter seg, og kommunisere dette tydelig til de ansatte. Ikke minst er det viktig at de ansatte blir involvert helt fra starten slik at de føler eierskap til prosessen.

Åpne kontorløsninger

Skjæveland legger ikke skjul på at det er eksperimentering i stor skala når stadig nye foretak – både offentlige og private – går over til ymse åpne kontorløsninger.

– Men det der er ikke unikt. Det eksperimenteres i samfunnet hele tiden; i politikk, organisasjonsstruktur, lederstil og så videre.

Med tanke på omfanget av slike kontorløsninger, mener han det er snakk om et stort samfunnsproblem dersom kritikerne har rett.

– I så fall har alle de store statlige og private foretakene valgt feil strategi når de har besluttet at de skal ha varianter av aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Du skal nesten være konspirasjonsinnstilt for å tro at alle tar grunnleggende feil, sier han.

Arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland i Mellomrom Arkitekturpsykologi mener det blir feil å spørre om hvilken type kontorløsning som fungerer best, etter som det er så mange faktorer som spiller inn. Foto: Mellomrom Arkitekturpsykologi

Førsteamanuensis ved Psykologisk institutt ved UiO, Knut Inge Fostervold, har sammen med Jan Vilhelm Bakke, arbeidsmedisiner og overlege i Arbeidstilsynet, gått gjennom 26 studier om åpne landskap. Konklusjonen er blant annet at kontorlandskap kan være gunstig for arbeidstakere og team med samarbeid som krever løpende kontakt i grupper, men at det er negativt for arbeidstakere med kognitivt krevende arbeid som krever korttidshukommelse. Sistnevnte gruppe opplever dårligere arbeidsmiljø, mer stress, dårligere helse og økt sykefravær.

– Dette handler egentlig ikke om landskap/ikke landskap. Det handler om hvordan vi jobber og er i stand til å konsentrere oss. Hvilke jobber skal utføres, og hvilken type kontormiljø skal vi bygge som kan tilrettelegge for oppgavene. Det er ikke noen automatikk i at cellekontorer er bedre for konsentrasjonskrevende arbeid, sier Fostervold.

Han sier imidlertid at litteraturen er veldig tydelig på én ting:

– Støy er et kjempestort problem. Lav støy virker hemmende på konsentrasjonen og gjør det vanskeligere å gjøre spesielt konsentrasjonskrevende arbeid. Et åpent landskap er mer utsatt for støy.

I tillegg har du det som går på «privathet»; å kunne kontrollere hvem som tar kontakt med deg.

– I et cellekontor er det enklere å regulere trafikken inn og ut og enklere å kontrollere forstyrrelser.

Ifølge Fostervold går forstyrrelsene ut over evnen til å konsentrere seg om en oppgave.

– Korttidshukommelsen fungerer dårligere. Du bruker tid på å komme deg tilbake der du var. Da går produktiviteten ned og det blir et dårligere kvalitet på arbeidet. 

Den viktigste motivasjonen var ikke å spare plass, men å heve energinivået og effektiviteten. Jeg kan med hånden på hjertet si at det fungerer. 

- Eldar Hauge

Han mener også det er flere utfordringer med aktivitetsbasert kontor uten faste plasser.

– Det kan fungere greit for noen. Men problemet er to ting: Du skal og må flytte mellom de ulike sonene. Men denne forskningen viser at folk ikke gjør det. Folk finner seg en plass og prøver å okkupere den. Man kan motvirke det ved å øve folk på å flytte. Disse flyttingene i seg selv fører til tidstap. Bruker du fem-seks minutter hver dag på flytteprosjekter, blir det mye tapt produktivitetstid per år. Hvis man i tillegg er litt spenstig og lager litt få plasser, risikerer man at det kommer for mange folk på jobb. Slike situasjoner skaper misnøye.

Det er også andre grunner til at han er skeptisk til en tilværelse uten faste plasser:

– Vi mennesker har en del behov for dette med «privathet» og personlig rom, og prøver gjerne å personifisere og fortelle at dette er mitt område. Eiendomsfølelsen ligger ganske dypt i oss, og ved å fjerne sånne ting, får man mindre tilknytning.

Administrerende direktør Eldar Hauge i Indra Navia sier at bedriften både har kontinuerlig bedring i økonomiske resultater og mindre sykefravær etter at de flyttet over i åpent landskap. Foto: Hasselblad H6D

Fostervold mener rett og slett at en del av prinsippene som blir brukt ved utforming av åpne kontorløsninger går på tvers av hvordan mennesker fungerer.

– Det er et kjempestort eksperiment med arbeidskraft og arbeidstakere uten at man helt har oversikt over hvorfor man gjør disse tingene og hva det skal føre til. Det er helt greit å lage fleksikontorløsninger og «clean desk», hvis man har en klar formening om hva man vil oppnå med det.

Han er enig i at man må starte med gode jobbanalyser og tilpasse bygget til personer og arbeidsoppgaver, ikke omvendt. Han er også klar på at ledelsen spiller en viktig rolle.

– Det er jo ledelsen som bestemmer hvordan det skal se ut, og det er ekstremt viktig at man lager gode og reelle brukermedvirkningsprosesser.  

Stille, energiløst og trist

Administrerende direktør Eldar Hauge i Indra Navia har lang erfaring med åpent kontorlandskap. Han jobbet i Ericsson da de flyttet inn i nye lokaler med åpent landskap for 17 år siden. Da han begynte i Indra Navia for noen år siden, fikk han først et stort, eget kontor.

– Det var stille, energiløst og trist. Etter en stund bygget vi om til åpent landskap. Den viktigste motivasjonen var ikke å spare plass, men å heve energinivået og effektiviteten. Jeg kan med hånden på hjertet si at det fungerer. Vi har hatt kontinuerlig forbedring av økonomisk resultat siden vi flyttet i åpent landskap og vi har nedgang i sykefravær, sier han. 

Dette handler egentlig ikke om landskap/ikke landskap. Det handler om hvordan vi jobber og er i stand til å konsentrere oss. 

- Knut Inge Fostervold

I desember i fjor samlokaliserte selskapet sine 200 medarbeidere i ett nytt bygg i Asker. Åpent landskap var en selvfølge. Dette til tross for at bedriften er en høykompetansebedrift som utvikler avanserte systemer for fly og tog.

– Vi har utvikling, produksjon, kurs, alle varianter av administrasjon, HR, selgerkorps og ledelse her. Det er egentlig ingen type arbeidstaker vi ikke har; fra dem som er avhengig av fullstendig ro til de som må lage en god del støy.

Møbleringen er helt essensiell

Hauge mener møbleringen er helt essensiell.

– Det er grenser for hvor tett du kan ha det. Man må ha en intimsone hvor man føler at man sitter litt privat. Vi har valgt øyer med fire pulter på hver øy som har et skjermbrett rett frem og skapsøyler på siden omtrent i pannehøyde. Hele poenget er at det skal være så åpent at man kan strekke på nakken for å se om en person er til stede eller ikke, og om vedkommende er tilgjengelig eller må få sitte i fred.

Vil man ikke bli forstyrret, setter man en rød figur på hylla.

– Vi plasserer også de menneskene som har mest med hverandre operativt å gjøre sammen. Det vi oppnår da er at mange ting som man tidligere måtte innkalle til møte om, nå kan tas rett over pulten. Antallet timer i møterom går ned.

Bedriften skiller folk med ulikt støynivå. Selgerne sitter for eksempel ikke sammen med de som jobber med utvikling. Støykilder som linoleumsgulv og fasttelefoner er eliminert.

– Vi har tre-fire typer områder man kan gå til for å gjøre ting som bråker litt, som lydisolerte telefonkiosker spredt rundt omkring.

De har også stillerom i form av små avlukker for inntil tre personer, samt godt med formelle møterom. I tillegg kommer sosiale soner.

– Min erfaring fra alle tre stedene er at før man etablerer landskapet, er holdningen at det ikke er grenser for hvor galt det kommer til å gå. Men når man først flytter inn er det helt tyst.

POWERHOUSE/26. september 2018

Forskningssenteret ZEN inn i Smart by Powerhouse

Arbeidet med å utvikle en veileder for smarte bygg, Smart by Powerhouse, er godt i gang. – For å ta hensyn til områdeperspektivet og øke innsikten rundt responsive bygg, er også forskningssenteret ZEN (Zero Emission Neighbourhood in Smart Cities) engasjert, sier daglig leder for Powerhouse, Rune Stene. Les hele saken

Til toppen