Trondheim først på vei mot digital byggesaksbehandling

Trondheim først på vei mot digital byggesaksbehandling

Trondheim har tatt første steg mot full digital byggesaksbehandling. Veien fram er todelt: en ny, lokalt tilpasset arbeidsflate for saksbehandlere i kommunene og en nasjonal tjenesteplattform, (Fellestjenester Bygg) som private søknadsløsninger kan integrere seg mot.

Motta nyhetsbrev fra Fremtidens Byggenæring

Som pilotkommune har Trondheim tatt i bruk KS’ verktøykasse for digitalisering av byggesaksbehandling, basert på KS’ KommIT-prosjekt eByggeSak. Pilotprogrammet startet med kartlegging sommeren/høsten 2013. Parallelt ble det utviklet kravspesifikasjoner sammen med KS. Kommunen har inngått kontrakt med Software Innovation som utvikler løsningen.

Første versjon ventes i løpet av året, full versjon i løpet av neste år. De er nå i en innføringsfase hvor ulike prosesser testes ut internt. Planen er å gå gradvis fram for å sikre at alt fungerer før full utrulling.

[factbox id="1"]

– Hovedårsaken til at Trondheim kommune ønsket å være pilot, er at vi har jobbet med kundeservice en god stund. Som ledd i det ønsker vi å yte best mulig tjenester for innbyggerne. Vi har sett på byggesaksprosessene og funnet et vesentlig forbedringspotensial, forteller bygningssjef Steinulf Hoel.

Dessuten er digitalisering og effektivisering politisk vedtatt.

– Hele poenget med digitalisering er gevinst. Det er med på å sikre høyere kvalitet på saksbehandlingen, mer likebehandling og mer forutsigbarhet. Vi håper også å få raskere saksbehandling. Det også kommer kundene til gode. En ting er effekten på den enkelte sak. For profesjonelle [søkere] kan det være en veldig vesentlig bedriftsøkonomisk gevinst.

Tror på gevinst

– Dette er ikke noe hyllevare som finnes i dag—man må utvikle noe nytt ut fra det vi har sett av ønsker og behov—men målet er at dette skal bli en hyllevare for fremtiden, forklarer Hoel som er sikker på utfordringer underveis.

– Det er jo en endringsprosess. Det å skulle gjøre ting på en annen måte er en utfordring i seg selv, samtidig som man skal overholde frister.

Tekniske utfordringer inkluderer integrasjon av ulike registre og systemer, siden kartverk og annen type data skal med. Det legges også opp til videre utvikling—når mulig—i tråd med utvikling og forventninger i samfunnet.

– Vi følte ansvar for å være med og dra lasset. Det er jo kostbart å gå først. Selv om det er morsomt, er det ulemper. Det koster litt ekstra ressursbruk og innsats. Vi gjør det fordi vi har tro på at det vil gagne både innbyggerne i Trondheim og andre som kommer etter oss. Det store gevinstpotensialet forsvarer tidsbruken, avslutter Hoel.

To forskjellige løp

– I KS har vi kjørt digitaliseringsprosjektet som to prosjekt så langt. På den ene siden moderniseres innsiden av kommunene så de har verktøy å håndtere digitale søknader som kommer inn. Det er det Trondheim holder på med nå, forklarer Michael Pande-Rolfsen, prosjektleder for eByggesak i KS.

Det andre løpet innebærer digitale løsninger for innsending av byggesøknader i regi av DiBK.

Med eByggesak har KS tilrettelagt en verktøykasse med forskjellige underlag for kommunene å støtte seg til. Ønsket er å bidra til mer enhetlig tilnærming og økt standardisering. Håpet er å optimalisere byggesaksprosessen og effektivisere samspillet mellom ulike instanser underveis i prosessen.

Gjennom nært samarbeid med pilotkommunene kan KS følge med på erfaringene og forbedre neste versjon. Etter hvert er tanken at løsningen skal bli hyllevare. Totalt sett tenkes en mer digital verdikjede.

– Vår rolle er som fasilitator, å bidra så kommunene kommer i gang.
Opprinnelig ønsket flere å bli pilotkommuner, men det tar litt tid. Syv kommuner er i bevegelse og flere begynner å se på anskaffelsesgrunnlaget. KS er i dialog med flere og skal ha nye møter framover.

Mye skal på plass

Endringer rundt kommunestrukturen kan få betydning for hvor langt fram det er til at full digital byggesaksbehandling er implementert i kommunene.

– Det er mye underliggende data som skal på plass. Digitalisering av plan- og byggesaksprosessen er en langsiktig prosess. Mye vil skje de neste fem årene, men det kan ta 5-10 år før alle kommunene er over på nye løsninger og nye standarder. Nå har vi fokus på at kommunene kommer i gang med omstillingsarbeidet, sier Pande-Rolfsen.

– Vi tror digitalisering vil bety mindre kostnad for kommunene og de som søker, at det totalt sett blir billigere, sier avdelingsdirektør i DiBK, Ragnar Helge Jacobsen.

I arbeidet med å lage krav til saksbehandlingsverktøy for kommunene, er litt av poenget å plukke vekk unødig informasjon slik at de kun får inn det de trenger av data.

– Det er en stor utfordring at regelverket er laget for papirbasert behandling. Det kreves en ganske stor omsnuing for å støtte opp om automatisering, det er krevende for offentlig side, påpeker han.

TRE/17. juli 2018

Et utstillingsvindu for konstruksjonsprodukter i tre

Metsä-gruppens nye besøkssenter i Äänekoski i sentrale Finland, er et godt eksempel på rask konstruksjon ved bruk av tre. Bygningen på 1000 m2 viser hvordan Metsä Woods Kerto LVL-produkter muliggjør rask, lett og grønn konstruksjon. Bygningen kombinerer industrielt produserte treelementer og unike arkitektoniske løsninger med detaljert tømrerarbeid. Les hele saken

Til toppen