Statsbygg har innført eiendomsforvaltningssystemet ISY Eiendom 8 for å få en mer helhetlig, fleksibel og effektiv forvaltning av selskapets store eiendomsportefølje. Det har redusert tiden og ressursene Statsbygg legger ned på å håndtere og regulere leiekontrakter, effektivisert en rekke sentrale prosesser og bedret samhandlingen med selskapets andre forretningssystemer.

– Vi har ikke måltall på alle områdene per i dag, men så langt ser vi en betydelig effektivisering knyttet til utføring, kontroll og effektuering av fakturagrunnlag, sier Christian Lindberg, seniorrådgiver i Statsbygg.

Kompleks portefølje

Statsbygg forvalter i dag eiendommer over hele Norge, og i 55 land fra Sydpolen i sør til Svalbard i nord. I 2018 hentet selskapet ca. 4,8 milliarder kroner i husleieinntekter fra mer enn 2 200 aktive leiekontrakter. Med både statlige og private leietakere omfatter den komplekse porteføljen alt fra signalbygg som operahuset i Oslo til små hytter.

– Med så mange kontrakter i porteføljen kan vi oppnå store gevinster om vi bruker litt mindre tid på hver prosess. Å digitalisere og effektivisere kontraktforvaltningssystemet vårt har på denne måten gjort oss bedre rustet til å håndtere en økende kontraktmengde med mindre og mer effektiv ressursbruk, sier Leif Glømmen, prosjektleder for implementeringen av ISY Eiendom 8 hos Statsbygg.

Høye krav

At Statsbygg er vant til å stille store krav til effektive prosesser hos seg selv, gir seg også til uttrykk i kravene de stiller til sine leverandører. Det ble tydelig da Statsbygg i 2016 gikk ut med en offentlig anbudsrunde for å erstatte sitt daværende eiendomssystem. Anbudet ble vunnet av Norconsult Informasjonssystemer (NoIS), som gikk inn for å skreddersy ISY Eiendom 8 til å møte Statsbyggs behov.

– Kravene ga imidlertid positivt utslag under arbeidet med utvikling og testing. Det er lettere å sikre at kunden har fått det de har bestilt når vi har detaljerte spesifikasjoner. Det kom så klart endringer underveis, men Statsbygg var gode på å fokusere på hva som skulle leveres i prosjektet og hva som skapte forretningsverdi for dem, sier systemkonsulent og prosjektleder Endre Nørstebø Lykke i NoIS.

Arbeidsprosesser som smidig utvikling og SCRUM gjorde også at Statsbygg kunne være svært aktive gjennom hele prosessen.

– Vi hadde jevnlige møter med NoIS med demonstrasjoner og testing, og ulike brukere fra Statsbygg deltok underveis for å verifisere at NoIS var på rett spor. Det at vi hadde med sluttbrukere gjorde at vi kunne avdekke misforståelser tidlig, og samtidig oppdage nye utviklingsmuligheter, sier Glømmen.