– Et godt forarbeide forutfor en avtaleinngåelse  kan spare bedriften din for store utgifter og konflikter i fremtiden. Detter gjelder også for leiekontrakter. Om man dessuten har med seg et godt advokatfirma på laget, er man desto tryggere.

Advokat og partner i Steenstrup Stordrange (SANDS), Christian O. Hartmann, sier til Fremtidens Byggenæring at det ofte oppstår konflikter på grunn av uklarheter i leiekontraktene. Det er dette han mener kan unngås om man har med seg en advokat i forhandlingene.

Forarbeide

– Mange mener det blir for dyrt å bruke advokat i forbindelse med inngåelse av et leieforhold?

– Det vil jeg sterkt gå i rette med, fordi det motsatte faktisk er tilfellet. Det skyldes de potensielt store utgiftene man risikerer å pådra seg i forbindelse med konflikter om leieforholdene. Vi har sett tallrike eksempler på at konflikter oppstår, spesielt ved avslutningen av et leieforhold, som lett kunne ha vært unngått om man hadde gjort forarbeidet godt nok, understreker han. Når det gjelder utleieforhold i næring, er det forbausende ofte parter som går inn i dette uten å ha gjort tilstrekkelig forarbeide, og dermed havner man fort opp i konflikter:

– Det starter som regel allerede i begynnelsen av leieforholdet, nemlig ved overtagelsen. For hva er det man skal overta? Er det lokalene slik som de var ved undertegnelsen av kontrakten, eller skal det foretas endringer? I så tilfelle, hvilke endringer er det snakk om? De tilpasningene du som leietager ønsker deg, er det viktig at man skriftlig presiserer i kontrakten, fordi det ellers kan komme til å bli dissens om hva som er avtalt, og da står du som leietaker svakt. På den annen side er det også i utleiers interesse å få på plass nøyaktig hvilke premisser som gjelder for utleieforholdet.

– Dermed handler dette blant annet om en god kravspesifikasjon fra leietagers side?

– Ja, det er svært viktig, og i begge parters interesse, som sagt. Man må i størst mulig grad unngå generelle vendinger i kontraktsforholdet, for det skaper gjerne diskusjoner senere. Når det er sagt, er det ofte rom for leietagerne til å forhandle inn ganske mange tilpasninger i kontrakten, dersom man bare greier å være konkret nok, understreker Hartmann.

Leietid

– Det høres kanskje opplagt ut, men det er faktisk særdeles viktig å ha med i kontrakten hvor lang tid et leieforhold skal løpe, og ikke minst om det skal være muligheter for å fornye kontrakten. Og når det gjelder fornyelser syndes det ofte. For et første bør det klart fremkomme om leietaker skal ha rett til èn eller flere fornyelser. Videre må det også avklares allerede ved undertegning av kontrakten hvilke vilkår som skal gjelde for en eventuell fremtidig fornying av kontrakten. Skal et fornyet leieforhold baseres på nye vilkår, herunder tilpasning til ny markedsleie, , eller skal leieforholdet fortsette på samme vilkår som før? Ofte avtales en forlengelse på samme vilkår, men slik at leien skal justeres til markedsnivå. I det slikt tilfelle er det ofte fornuftig at man blir enige om en tvisteløsningsmekanisme som med bindende virkning kan faste den nye leien dersom partene ikke blir enige. Sett fra utleiers ståsted er det videre viktig at det avtales en frist for når leietaker må varsel at han eventuelt ønsker å forlenge leieforholdet, da utleier vil ha behov for en viss forutberegnelighet i forhold til å finne nye leietakerne. En slik varslingsfrist bør være minimum 6 måneder, helst 12 måneder, før utløpstiden

– Hva med depositum, er det viktig også i næringskontrakter?

– En form for garantistillelse er jo svært vanlig, og viktig for at utleier skal unngå problemer ved eventuell insolvens hos leietageren. Da er depositum eller bankgaranti svært vanlig. Det man bør unngå, er eventuelle sikkerhetsstillelser fra morselskap, fordi man jo aldri vet hvordan selskapers økonomi kan komme til å utvikle seg. Og dersom morselskapet skulle gå konkurs i perioden, står man i realiteten uten sikkerhet, minner han om. Samtidig er han opptatt av at utleiere bør bli flinkere til å følge opp krav om sikkerhetsstillelse:

– Det er kanskje litt overraskende, men man ser alt for ofte at det er stillet krav om sikkerhet, men at leieforholdet påbegynnes uten at avtalt sikkerhet er stilt.. Dersom utleier over lengre tid lar være å purre leietaker på dette, kan utleier risikere å bli ansett for å ha akseptert at sikkerhet ikke skal stilles, grunnet sin passivitet. Ved eventuelt salg av eiendommen/utleierselskapet vil ny kjøper være opptatt av at leietakerne har stilt sikkerhet. Da står selger ovenfor en formidabel ryddejobb, hvis han har slurvet med å få inn garantiene.

– Husk at ved næringsavtaler, gjelder en utstrakt grad av avtalefrihet partene imellom, og det finnes mange varianter, som ikke alltids er like balanserte, minner advokaten om. Huseiernes Landsforbund, Norsk Eiendom m.fl. har utarbeidet standardmaler som er ment å gi uttrykk for gjeldende markedsvilkår, men også disse har som oftest behov for noe «skreddersøm».

Tilbakelevering

– Dette er et helt eget felt, og her er det mange tvister . Det er ikke uvanlig at utleier presenterer til dels større krav ovenfor leietaker ved tilbakelevering. Det bør klart fremkomme av leiekontrakten hvordan lokalene skal tilbakeleveres. Som regel er det formuleringer som «ryddet og i godt vedlikeholdt stand, hensyntatt alder og slitasje. Sistnevnte er viktig at leietaker får med seg i kontrakten. I grunnen skal leieobjektet leveres tilbake slik det så ut ved overtagelsen, med fradrag for alder og slitasje. Men hvordan så det ut for 10 år siden, om dette er lengden på avtalen? Begge parter er tjent med at dette dokumenteres, hvilket enkelt kan gjøres ved å ta bilder av leieobjektet før oppstart. Da slipper man diskusjoner.

– Hva med det som med et felles begrep kalles «Coworking»?

– Delte arbeidsplasser er gjerne slik at man i prinsippet leier en pult og samtidig gis tilgang til en rekke fellestjenester, f.eks kantine, møterom kopimaskin mm, sammen med andre leietakere. Dette er en helt annen type kontrakter, fordi man har et mye mer begrenset avtaleforhold, gjerne med korte kontrakter, men det betyr ikke at man er fritatt fra å spesifisere hva man faktisk skal leie og på hvilke vilkår. Standard kontrakter for Coworking er under utarbeidelse. Det er bl.a. en kjent sak at utleier kan komme opp i noen kompliserte momsforhold om man ikke har tungen rett i munnen, sier han til slutt.