– Vi forvalter alt fra nyere bygg til gamle militæranlegg. Det gjør det ekstra utfordrende å ha full oversikt over all informasjon knyttet til hvert enkelt bygg, sier Chan Quach, seksjonssjef for IKT og arkiv i Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo kommune (EBY).

EBY forvalter mer enn 200 svært varierte bygg. Mange av byggene har også verneverdi, som kan gjøre det utfordrende å tilpasse dem til brukernes behov og utleie, samtidig som de har behov for regelmessig vedlikehold.

Samler informasjon for full oversikt

EBY har over tid samarbeidet med Norconsult Informasjonssystemer (NoIS) om å utvikle ISY Eiendom slik at løsningen blir mest mulig tilpasset deres arbeidsprosesser. Leiekontrakter og annen dokumentasjon om forvaltning, drift og vedlikehold knyttes opp mot ulike typer objekter i systemet.

– Der vi til nå bare har hatt informasjon knyttet til grunneiendommen aktiverer vi nå en funksjon som skal knytte andre typer arealer opp mot kontrakter og lovregulerte dokumenter. Arealene kan vises både i etasjeplantegninger og i BIM-modeller. Bruk av etasjeplantegninger gir oss detaljert informasjon om antall kvadratmeter vi disponerer, og en god visuell oversikt over tilgjengelige arealer, sier Quach.

Inn i fremtiden og opp i skyen

EBY har lenge ønsket seg muligheten til å kunne lagre tegninger av bygningene digitalt. Ønsket om å få bedre oversikt gjennom tegninger trigget et pilotprosjekt for å skanne EBYs bygg i Maridalsveien 3 og lage en BIM-modell av bygningen. Etter at BIM-modellen er ferdigstilt vil EBY kunne importere digitale modeller og benytte etasjeplantegninger i FDV-løsningen.

– Det sier seg selv at det er lettere å ha oversikt over en bygning når du kan se den foran deg på en tegning eller i en BIM-modell. Visuell informasjon gir en god oversikt over romløsningen i en etasje, hvilke romfunksjoner de enkelte rommene har, hvor fellesarealer er, hvem som er leietaker og mye mer, sier Vidar Svendsen, senior systemkonsulent i NoIS, og legger til:

– Bedre oversikt over status på arealene gjør at EBY kan budsjettere mer korrekt på forventede leieinntekter, ved å ta hensyn til arealer som er under renovering og arealer som ikke egner seg til utleie.

Omvisning i bygg

ISY Eiendom kan i dag importere og vise både 2D-etasjeplantegninger og 3D BIM-modeller. Målet er at byggene over tid skal kunne vises og jobbes med som BIM-modeller i det daglige arbeidet.

Forvaltere vil blant annet få en bedre mulighet til å presentere utleie av arealer til potensielle leietakere uten å måtte reise til bygget. Vaktmestere vil kunne se tekniske innretninger innvendig i rom før de reiser ut på vedlikeholdsoppdrag.