– Omtrent halvparten av landets kommuner har fremdeles ikke digitalisert byggesaksbehandlingen sin på en tilfredsstillende måte. De siste månedene ser vi imidlertid at stadig flere kommuner har kommet i gang med dette, sier produkt- og markedsdirektør Anne Mette Havaas i Sikri, en ledende leverandør av saksbehandling, dokumentforvaltning og arkivering til offentlig sektor.

Søknaden går direkte til rett person

Havaas påpeker at en fullgod digitalisering av byggesaksbehandling innebærer at kommunens saksbehandlere mottar søknader og tilleggsinformasjon direkte inn i sitt fagsystem.

– Dette effektiviserer dialogen mellom søker og saksbehandler, og gjør at kommunen rekker å behandle flere byggesøknader. I motsatt fall ender søknadene i kommunens innboks sammen med kanskje tusenvis av andre henvendelser. Da må hver søknad hentes manuelt og overføres til systemer som ikke gir støtte for byggesaksprosessen. Dette er å kaste bort verdifulle ressurser på helt unødvendige rutineoppgaver, sier Havaas.

Per i dag har 177 kommuner gått i gang med eByggeSak, et kommunalt verktøy for digitalisering av byggesaker. Det viser en oversikt fra Direktoratet for byggkvalitet.

Feil i nesten annenhver søknad

I kommuner som har investert i digitalisering blir søknadene koblet opp mot kommunekart, reguleringsplaner og regelverk. Dermed slipper saksbehandleren å lete opp informasjon. Direkte dialog mellom søker og saksbehandler gjør at det går raskere å sende tilleggsinformasjon og rette opp feil. Ifølge KS inneholder to av fem manuelle byggesøknader én eller flere feil.

– Heldigitalisering gir bedre beslutningsgrunnlag, kortere saksbehandlingstid og mer likebehandling av byggesøknader. I tillegg vil man kunne bruke automatisering og kunstig intelligens for å gjenkjenne mønstre og predikere hvordan ting vil utvikle seg flere år fram i tid, sier Havaas.

Store innsparinger

En overgang fra manuelle til digitale byggeprosessene i alle landets kommuner innebærer en potensiell besparelse på omtrent én milliard kroner årlig. Det viser beregninger Devoteam har gjort i en rapport utarbeidet for NHO, KS og digitaliseringsmyndighetene.

Og potensialet for kostnadskutt begrenser seg ikke bare til byggesøknader. Hadde bygg- og anleggssektoren hatt samme produktivitetsutvikling som andre sektorer – landbruket holdt utenfor – ville kostnadene vært 40 prosent lavere. Det viser en fire år gammel rapport fra Verdens økonomiforum (WEF). Rapporten fremhever digitalisering som et sentralt verktøy for å få ned kostnadene.